Con la llegada de los ordenadores parecía que el papel iba a desaparecer de las oficinas: pues bien, el resultado ha sido todo lo contrario. Ahora tenemos más capacidad que nunca para generar papel y (a veces por motivos absurdos) imprimimos y hacemos circular papeles por doquier, que a menudo no son necesarios.
Aquí tienes una regla de cuatro pasos para limpiar tu escritorio de papeles. (Hay una más sencilla: echar gasolina y quemarlo todo, pero no todo el mundo tiene gasolina a mano, y además no queremos causar accidentes ni incendios) :P. Estas son las 4 finalidades que puede tener un papel en tu escritorio:
1. Hazlo
¿Ese papel es algo que tengas que hacer? Hazlo ya. Luego podrás, según sea necesario, pasarlo a otra persona, archivarlo o eliminarlo. Y una cosa menos.
2. Retrásalo
¿Ese papel está pendiente de algo o no puedes hacerlo en este momento? Bien: entonces retrásalo. Mételo en el cajón y apunta en tu calendario en una fecha concreta recuperar ese papel y hacer la acción que requiera. Pero, mientras tanto, lo habrás quitado del medio y te olvidarás de ese tema hasta que te llegue el día de retomarla.
3. Encárgalo
¿No eres la persona adecuada para realizar esa acción? Entrégaselo sobre la marcha a quien corresponda (un compañero, un cliente, un proveedor…) para que realice las acciones necesarias. Y quítatelo del medio.
4. Tíralo
El más bonito de todos. Piénsalo, ¿seguro que ese papel es necesario? ¿Tienes esa información en otra parte? Si puedes prescindir de ese papel, no te lo pienses. Tíralo. Te parecerá increíble la cantidad de papel que llega a las oficinas y que conforme llega podría tirarse a la basura.
Lo vimos en ismckenzie.com